Come allestire una sala riunioni: consigli e suggerimenti
Cornice delle decisioni più importanti, la sala riunioni è l’epicentro nonché il biglietto da visita di ogni azienda, insieme alla reception.
In una sala riunioni, colleghi, clienti e collaboratori dialogano, si confrontano, scambiano opinioni e trovano soluzioni. Per creare un ambiente gradevole, funzionale e confortevole, che faccia sentire tutti a proprio agio, si consiglia di orientare su tonalità chiare e luminose la scelta dei colori che caratterizzano gli elementi d’arredo, i pavimenti e le pareti. Il bianco è l’ideale, specialmente se accostato o intervallato da nuance pastello.
Arredi
Gli arredi ufficio giocano un ruolo fondamentale. Una sala riunioni disadorna, sguarnita, poco accogliente e scarsamente illuminata renderà inevitabilmente le persone meno propense al dialogo. È indispensabile dotare la sala di un ampio tavolo per le riunioni tra soci e mediatori o per accogliere grandi gruppi, e predisporre un buon numero di posti a sedere, ampi e confortevoli, per i partecipanti. Si consiglia di posizionare anche un piccolo divano ad un lato della stanza, abbinato ad un tavolino, uno o più mobili bassi in cui riporre i materiali utili per le riunioni ed aggiungere anche un paio di piante in vaso per ravvivare l’ambiente.
Spazio minimo per persona
Per ogni partecipante, calcolate almeno 0,5 mq di spazio e tenete le sedute ad almeno 10-15 centimetri di distanza l’una dall’altra. Considerate anche la distanza tra le file, se disponete le sedie in modo da formare una sorta di platea di fronte al relatore in caso di conferenze, convegni e presentazioni. In genere, 50-60 centimetri tra una fila e l’altra sono sufficienti per garantire l’accesso ai partecipanti.
Indispensabili per facilitare il passaggio dei partecipanti prima, durante e dopo la riunione, i corridoi sono un elemento essenziale in una sala meeting. È fondamentale che ce ne siano almeno tre, di cui uno in mezzo alla platea, e che abbiano un’ampiezza di almeno 150 centimetri, per permettere un facile accesso anche alle persone con disabilità motoria.
Angolo di visuale
Per disporre al meglio le sedute durante un meeting, è fondamentale considerare l’angolo di visuale, tracciando una linea immaginaria dal punto in cui si trova il relatore fino in fondo alla sala riunioni e costruire due angoli di 45° attorno a tale linea. Chi si siede fuori dal confine degli angoli avrà problemi di visibilità durante la riunione.
Illuminazione
La sala riunioni da allestire dovrebbe avere un buon impianto di illuminazione. Per evitare una sovra-illuminazione, l’ideale sarebbe posizionare un paio di lampade con interruttori diversi negli angoli della sala, per poter bilanciare la quantità di luce all’interno della stanza e regolare l’intensità della luce tramite apposite manopole.
Se è prevista la proiezione di diapositive e slide è bene disporre di tende, tapparelle o imposte per oscurare, all’occorrenza, la luce proveniente dall’esterno.
Soffitto
Tenete presente che, se la sala riunioni ha il soffitto basso, è in grado di contenere un volume limitato di aria e dà inevitabilmente ai partecipanti un senso di schiacciamento. Di conseguenza, quando si riempie, si viene a creare il cosiddetto effetto presepe, con un notevole aumento della temperatura. Ovviate a questo spiacevole inconveniente con l’installazione di un adeguato sistema di ricambio d’aria o areate il locale tramite le apposite finestre e porte. A maggior ragione se la stanza ha una forma stretta ed allungata, assicuratevi che il soffitto sia abbastanza alto.
