5 punti vitali per pianificare la presenza a un evento fieristico
Anche gli espositori più esperti possono trovare difficile pianificare e orchestrare adeguatamente la loro partecipazione agli eventi fieristici, per chi è alle prime armi può essere particolarmente scoraggiante, ma non bisogna avere paura!
In questo articolo sono stati messi insieme 6 punti vitali che ti aiuteranno a pianificare la tua presenza in fiera, regole che tutti gli espositori, stagionati o meno, dovrebbero cercare di seguire, tra queste: impostazione degli obiettivi, visualizzazione delle presenze, definizione del budget, pianificazione del calendario, selezione degli oggetti, spedizione e altro.
Definisci il tuo obiettivo primario
Il primo obiettivo è definire semplicemente il tipo di obiettivi che vuoi raggiungere con la presenza in fiera durante l’evento, può sembrare semplice o controproducente, ma potresti scoprire ulteriori opportunità a cui non avevi mai pensato prima.
Gli obiettivi comuni che si definiscono più spesso includono:
- Aumentare il riconoscimento e la consapevolezza del marchio.
- Introduzione di nuovi prodotti o servizi sul mercato.
- Generazione di lead di vendita.
- Gestione e cura delle relazioni con i clienti.
- Sviluppare e cavalcare tendenze emergenti.
A lungo termine, identificare questi obiettivi in ??anticipo, pagherà sicuramente, questo concentrerà la tua energia e il tuo budget sulla creazione del design di esposizione più efficace, pensato e basato sui tuoi obiettivi primari.
Trovare l’evento giusto a cui partecipare
Ci sono migliaia di fiere in Italia ed Europa ogni anno, ovviamente devi iniziare a ridurre scegliendo tra gli eventi specifici per il tuo settore.
Da lì, considera quali dimensioni si allineano ai tuoi obiettivi, se sono toppo grandi potresti non raggiungere i risultati prefissati, se sono troppo piccole potresti non acquisire una sufficiente consapevolezza del marchio.
Domande da porsi per scegliere l’evento giusto:
- La fiera attrarrà abbastanza partecipanti per giustificare la spesa?
- La fiera è geograficamente favorevle per i tuoi potenziali clienti?
- Se l’evento ha successo nel generare vendite, la tua azienda sarà in grado di soddisfare gli ordini?
- È la prima volta che si svolge l’evento e/o l’organizzatore ha un curriculum di successo con fiere precedenti?
Specificare il budget
Esporre a una fiera di alto profilo può certamente portare risultati migliori, ma più grande è lo spettacolo e più costoso potrebbe essere partecipare.
Avrai semplicemente bisogno di più spazio, materiale di marketing, promozionale, personale e naturalmente del budget, ma di nuovo, non lasciarti scoraggiare.
Gli eventi più grandi possono significare budget più grandi ma significano anche maggiori ROI.
Considerazioni sull’impostazione del budget per partecipare alla fiera:
- Pianifica di spendere circa un quarto o un terzo del tuo budget per acquistare lo spazio espositivo.
- I due terzi del budget lo devi investire per realizzare lo stand.
- Verifica la possibilità di ricevere sconti per la registrazione anticipata e poter ridurre la spesa per l’acquisto dello spazio espositivo.
- Infine, controlla quali sono le altre tariffe, costi elettrici, di pulizia, per il tuo particolare spazio espositivo.
Pianificazione temporale
In poche parole, sviluppare una linea temporale solida determina il successo dell’intera campagna, potrebbe persino farti risparmiare migliaia di euro sui costi.
INIZIA IN ANTICIPO: anche l’anno prima, non è troppo presto.
Il momento migliore per pianificare la fiera è mentre l’ultima edizione dello stesso evento è ancora fresca nella tua mente, avrai un’idea molto più nitida di cosa è andato storto, cosa è andato bene, cosa cambiare e cosa scalare.
Si consiglia di completare questa attività in blocchi di tre mesi, il primo trimestre dovrebbe essere il più sensibile al tempo per progettare lo stand, il layout, il design, il budget, la comunicazione, lo staff, etc. L’ultimo quarto dovrebbe essere dedicato ai piccoli dettagli per realizzare i materiali finali, la grarfica, gli articoli promozionali, moduli di lavoro, etc.
Progettare il tuo allestimento fieristico
La progettazione del tuo stand in fiera è fondamentale, in questo caso, la prima impressione è sempre quella che conta è quindi essenziale pensare a un progetto per potare il giusto design.
Alcune considerazioni nella progettazione di uno stand:
- Verrà allestito uno stand modulare o dovrà essere personalizzato?
- Potrebbe essere una combinazione di entrambi?
- Rendilo multisensoriale se possibile: tocca, guarda, ascolta, assapora e annusa (se applicabile), includi almeno audio e video.
- Se pianifichi demo di prodotti, articoli promozionali e concorsi, assicurati di dedicare ampio spazio al traffico pedonale e alla visibilità in mezzo alla folla.
- Se lo spazio lo consente, includere spazio per lo stoccaggio in loco di materiali di marketing, borse e omaggi.
Quindi eccoci, con esperienza o meno, una corretta pianificazione della fiera è la base per raggiungere il successo.
